Når du skal søke om å låne mikrodata

Dersom du skal låne mikrodata til forskningsprosjekter må du sende inn en søknad med vedlegg til SSB. Søknadene må være komplette for at de skal behandles, og det er derfor viktig at alt av dokumentasjon og variabellister er vedlagt.

Om prosjektet tilhører en godkjent forskningsinstitusjon eller faller inn under unntakene, kan søknadsskjemaet for ny søknad sendes inn med alle vedlegg. Dersom forskningsprosjektet har blitt endret må skjemaet for prosjektendring fylles ut. Relevant dokumentasjon må legges ved endringssøknaden.

Ny søknad

For å søke om data fra SSB må søknadsskjema fylles ut og sendes sammen med dokumentasjon til mikrodata@ssb.no.  


Alle godkjenninger må være dekkende for data det søkes SSB om. Ukomplette søknader og søknader med manglende samsvar blir ikke behandlet.

Følgende vedlegg må legges ved søknaden:

Forskningsprotokoll er en beskrivelse av prosjektet og prosjektets forskningsformål.

  • Legg ved variabellister fra SSB dersom det finnes.
  • Dersom det ikke finnes variabellister eller det gjelder data som ikke kommer fra SSB, skal det legges ved en oversikt over disse.
  • Merk at man kun kan be om de variablene man har behandlingsgrunnlag for.

Alle prosjekter som skal behandle personopplysninger, må ha behandlingsgrunnlag. Personvernombudet ved din institusjon vil kunne hjelpe deg med dette. Informasjon om enkeltpersoner og opplysninger om virksomheter og foretak med fem eller færre ansatte, regnes som personopplysninger.

Innføring av GDPR 20. juli 2018 medførte endringer i krav til behandlingsgrunnlag. 

Prosjekter som har gyldig og dekkende behandlingsgrunnlag fra før 20.7.2018 må legge ved: 

  • Tilrådning fra personvernombud, konsesjon fra Datatilsynet eller forhåndsgodkjenning fra REK
  • Rettsgrunnlag etter GDPR
  • Redegjørelse for at prosjektet ivaretar personvernet etter GDPR

Prosjekter som har gyldig og dekkende behandlingsgrunnlag etter 20.7.2018 må enten legge ved en personvernkonsekvensutredning (DPIA), eller en vurdering av hvorfor DPIA ikke er nødvendig (negativ DPIA).

  • Dispensasjon fra taushetsplikt: Kopi av søknad, vedtak og eventuell annen korrespondanse med andre dataeiere må legges ved. Det må søkes om dispensasjon for taushetsplikten for data som prosjektet låner fra andre enn SSB, slik som REK, NAV eller andre (SSB gir dispensasjon fra taushetsplikten for data levert av SSB, og man trenger ikke søke spesielt om dette).
  • Samtykkeerklæring og informasjonsskriv for samtykkebaserte undersøkelser, for eksempel Helseundersøkelsen i Trøndelag (HUNT), Den norske mor-, far- og barnundersøkelsen (MoBa) og egne samtykkebaserte spørreundersøkelser.
  • Begrunnelse for bruk av grunnkrets, postnummer, full fødsels- og dødsdato.
  • Etisk godkjenning fra REK dersom det er et helseforskningsprosjekt.
  • For ikke-godkjente institusjoner: avtale med NFR, andre nasjonale og internasjonale forskningsprogram eller standardavtalen for forskning og utredningsoppdrag (FoU).

Søknad om endring 

Alle prosjektendringer må søkes om til SSB via egen søknad om prosjektendring.


Hvilke vedlegg trengs?

Prosjekter som har gyldig og dekkende behandlingsgrunnlag fra før 20.7.2018 og prosjekter der endringen ansees for å ha liten personvernrisiko må:

  • angi rettsgrunnlag etter GDPR
  • redegjøre for at prosjektet ivaretar personvernet etter GDPR

Personvernrisiko må vurderes i hvert enkelt tilfelle. Ny prosjektmedarbeider, prosjektleder eller oppdaterte årganger av allerede utleverte variabler vil som oftest falle inn under endringer med liten personvernrisiko.

For andre endringer, som ny institusjon, nye variabler, utvidelse av populasjon og utvidelse av prosjektperiode utover opprinnelig behandlingsgrunnlag, må dere legge ved personvernskonsekvensutredning (DPIA) eller en vurdering av hvorfor DPIA ikke er nødvendig (negativ DPIA).

For prosjekter med behandlingsgrunnlag fra etter 20.7.2018 som ikke er dekkende for endringene, må personvernrisiko vurderes i hvert enkelt tilfelle. Ny prosjektmedarbeider, prosjektleder eller oppdaterte årganger av allerede utleverte variabler vil som oftest falle inn under endringer med liten personvernrisiko. Legg ved redegjørelse for at endringen medfører liten personvernrisiko eller oppdatert DPIA.

For andre endringer, som ny institusjon, nye variabler, utvidelse av populasjon, utvidelse av prosjektperiode utover opprinnelig behandlingsgrunnlag må dere legge ved oppdatert DPIA.

Dere finner informasjon om annen aktuell dokumentasjon som dere skal legge ved, i punktene i søknadsskjemaet.

Kontakt

Mikrodata til forskning

mikrodata@ssb.no

SSBs informasjonstjeneste

informasjon@ssb.no

21 09 46 42