Referat fra møte i Rådet 22. september 2023 (2023/4)

Sted: Møtet ble avholdt i MS Teams
Møtetid: Fredag 22. september 2023 kl. 10-13

I referatet:
Til stede
Saker
Rådets behandling

Til stede:

Fra rådet:

Birger Vikøren
Claire Armstrong
Marta Ebbing
Jørgen Elmeskov
Astrid Undheim
Helge Veum

Fra administrasjonen:

Geir Axelsen, administrerende direktør
Bjørnar Gundersen, administrasjonsdirektør
Hege Turnes, kommunikasjonsdirektør
Richard Ragnarsøn, internasjonalt sekretariat
Marit Hoel (sekretariatet, referent)
Åsne Vigran (sekretariatet)

Øvrige deltakere:

Camilla Rake og Aksel Brakestad (sakene 2023/4/2 og 2023/4/3)
Morten Skoglund og Karianne Thun (sak 2023/4/4)
Trine Westvold og Roger Jensen (sak 2023/4/6)
Bengt Lagerstrøm (sak 2023/4/7)
Tonje Køber og Ann-Kristin Brændvang (sak 2023/4/8)
Inger Harnæs (sak 2023/4/9)

Saker

Til vurdering

Sak 2023/4/1: Godkjenning av innkalling og saksliste
Sak 2023/4/2: Arbeid med strategi og langtidsplan
Sak 2023/4/3: Satsingsforslag 2025
Sak 2023/4/4: SSBs arbeid med informasjonssikkerhet og personvern

Til orientering

Sak 2023/4/5: Justert forslag til nasjonalt statistikkprogram
Sak 2023/4/6: Bruk av opplysningsplikt 1. halvår
Sak 2023/4/7: Utviklingen i svarprosent på frivillige spørreundersøkelser
Sak 2023/4/8: Statistikktema: Arbeid og lønn
Sak 2023/4/9: Medarbeiderundersøkelse i SSB

Nytt siden sist – Orientering fra administrerende direktør

Utvikling mikrodata

Eventuelt

Rådets behandling

Rådets leder ønsket velkommen til rådsmøtet.

Hege Turnes, ny kommunikasjonsdirektør i SSB, presenterte seg.

Sak 2023/4/1 Godkjennelse av innkalling

Dokument:
Innkalling_møte i Rådet_22-09-2023

Sak 2023/4/6 Bruk av opplysningsplikt 1. halvår ble endret til vurderingssak. Sakslista ble godkjent.

Saker til vurdering

Sak 2023/4/2 Arbeid med strategi og langtidsplan

Dokumenter:
Sak2023-4-2 Strategi og Langtidsplan
Sak2023-4-2 Vedlegg Langtidsplan for SSB 2023-2025

Bjørnar Gundersen fra avdeling for administrasjon presenterte SSBs foreløpige vurderinger av strategi og langtidsplan. Ledelsen er opptatt av enklere styring. Direktørmøtet mener at det ikke er behov for en omfattende strategiprosess nå og ser for seg en mindre oppdatering. Det dreier seg blant annet om å ta satsingsområdene ut av strategien og ivareta slike elementer i langtidsplanen fra 2024. Det forenkler styringsdokumentene, og en unngår uklarhet om hva som er sammenhengen mellom satsingsområder og langtidsplan. Langtidsplanen skal reflektere utfordringene framover, både knyttet til forbedringstiltak etter peer review, budsjettsatsinger, annet utviklingsarbeid og eventuelle nye politiske føringer.

Administrerende direktør ba om rådets vurdering av behovet for en større strategiprosess de nærmeste årene og synspunkter på den foreslåtte forenklingen av styringsdokumentene.

Rådet hadde følgende synspunkter:

En forenkling av styringsdokumentene er positivt. Strategiplanen gir god balanse mellom SSBs to samfunnsoppdrag og mellom interne og eksterne forhold, og denne gode balansen er det viktig å ha med videre. SSB kan vurdere å forenkle ytterligere på lengre sikt ved å innføre ett rullerende styringsdokument.
Behovet for et strategiarbeid avhenger av hva som skjer rundt SSB. Det er viktig å vurdere om det er temaer i forbindelse med ny teknologi, skybasert dataplattform, bruk av kunstig intelligens mv. som ikke er godt nok reflektert i strategien. Endringer i omverdenen påvirker stabiliteten i samfunnet, og det kan være behov for å vurdere strategien.
En strategiprosess bidrar til å engasjere medarbeiderne.
Det ble spurt om strategien er balansert opp mot budsjettsituasjonen.
Det er viktig å ha konkrete handlingsplaner med klar ansvarsplassering, blant annet på informasjonssikkerhetsområdet, som en integrert del av styringssystemet.

SSB svarte at temaer rundt informasjonssikkerhet og kunstig intelligens vil bli synliggjort i styringsdokumentene. Strategien må gjenspeile det som skjer i SSBs omverden. Styringsprosessen skal også samsvare med saker som følges opp i Eurostat og av Finansdepartementet, herunder statistikkprogrammet. Budsjettsituasjonen har så langt vært håndterlig, men forventes å bli vanskeligere framover. SSB har tiltaksplaner for informasjonssikkerhetsarbeidet.

Oppsummering: Rådet støttet SSBs planer om å forenkle styringsdokumentene. Rådet trakk fram at det kan være endringer i omverdenen som bør reflekteres tydeligere i strategien.

Sak 2023/4/3 Satsingsforslag 2025

Dokumenter:
Sak2023-4-3 Satsingsforslag 2025

Bjørnar Gundersen presenterte status for SSBs arbeid med innspill til statsbudsjettet for 2025. Prioriteringene bør følge de samme linjene fra ett år til neste. SSB tar sikte på å fremme satsingsforslag for utviklingsdelen av nasjonalt statistikkprogram, bedre deling av data og styrking av arbeidet med informasjonssikkerhet. Digitaliseringsdirektoratet, Brønnøysundregistrene, Skatteetaten og SSB har etablert et tverretatlig program, Nye Altinn, for modernisering av Altinn, og etatene vil fremme et felles satsingsforslag for Altinn 3. Disse temaene ble også fremmet for 2024, og planen er å forbedre og spisse satsingsforslagene.

Administrerende direktør ba om rådets vurdering av satsingsforslagene for 2025.

Rådet hadde følgende synspunkter:

De foreslåtte satsingene er i tråd med mål som SSB har arbeidet systematisk med. Det er viktig at målene og ambisjonsnivået for forslagene framstilles klart.
Styrking av informasjonssikkerhetsarbeidet er helt nødvendig. Det er usikkert om dette behovet kommer tydelig nok fram hvis det presenteres under statistikkprogrammet.
Satsingen på Altinn er viktig. Siden det er en stor sektorovergripende satsing, må forslaget synliggjøre samfunnsnytten i full bredde.
Det ble stilt spørsmål om hva som bør ligge i ordinære budsjetter og hva som er satsinger.

SSB svarte at det i utgangspunktet er ønskelig å slå relaterte temaer sammen i større satsingsforslag. Investeringsbehovene på informasjonssikkerhetsområdet øker kontinuerlig, og det er nødvendig å tenke nærmere gjennom hvordan inndekning av de økte kostnadene kan løses. Styringsdokumentene for satsingen på Altinn skal gjennom ekstern kvalitetssikring i henhold til statens prosjektmodell. Altinn-overgangen vil derfor ta lenger tid, og fristen for å legge om skyves ett år fram. SSB har fått mer kontroll over arbeidet.

Oppsummering: Rådet støttet at de foreslåtte satsingsforslagene er viktige utviklingsområder for SSB. Det er viktig å klargjøre målene for forslagene og vurdere hvilke som hører sammen og hvilke som bør være egne forslag.

Sak 2023/4/4 SSBs arbeid med informasjonssikkerhet og personvern

Dokumenter:
Sak2023-4-4 SSBs arbeid med informasjonssikkerhet
Sak2023-4-4 Vedlegg 1 Sikkerhetsrapport
Sak2023-4-4 Vedlegg 2 Personvernrapport

Bjørnar Gundersen sa at rapportene om informasjonssikkerhet og personvern ble behandlet av SSBs ledelse i august. Karianne Thun, personvernombud i SSB, presenterte hovedfunn fra personvernrapporten. Det er god forståelse for personvern i SSB, spesielt knyttet til enkeltstatistikker, men det er noen mangler i den systematiske og helhetlige tilnærmingen. SSB har fortsatt dialog med Datatilsynet om bongdatasaken. Med overgangen til skybasert dataplattform oppstår det behov for andre databehandleravtaler enn SSB har i dag. Microdata.no og forskningsvirksomheten er også vurdert i rapporten. Noen tiltak som foreslås er kulturmåling på personvern og informasjonssikkerhet og at ansvarsfordelingen på personvern tydeliggjøres.

Morten Skoglund, informasjonssikkerhetsleder i SSB, orienterte fra rapporten om informasjonssikkerhet. SSB arbeider mer strukturert og risikostyrt på feltet enn tidligere, og målet er å bli enda bedre på mange områder, med utgangspunkt i tilgjengelige ressurser og gjeldende modenhet. Det har vært noen hendelser de siste månedene, og disse ble håndtert godt og tatt ned. Kartlegging av risiko på alle systemer vil pågå over tid. Den skybaserte dataplattformen utvikles raskt, og det er viktig å ivareta informasjonssikkerhet hele veien.

Administrerende direktør ba om rådets vurdering av prioriteringene fremover innenfor sikkerhets- og personvernarbeidet.

Rådet hadde følgende synspunkter:

SSB la fram gode rapporter. Det er sentralt at direktørmøtet behandler disse rapportene.
Det er viktig at SSB følger opp informasjonssikkerhet i sky, blant annet tilgangsstyring, og tilhørende konsekvenser for personvern og avvikshåndtering.
Alle sårbarheter kan ikke fjernes, og SSB bør gjøre alt som er mulig for å redusere konsekvensene av gjenstående sårbarheter. Det handler blant annet om å ha handlingsevne til å håndtere uventede hendelser og krever overvåking av systemene for å hindre angrep eller ta dem ned tidligst mulig.
Organiseringen av arbeidet må vektlegges, og roller og ansvar må klargjøres. Det må gjøres tydelige prioriteringer og settes frister.
Det er en ledelsesoppgave å bygge kultur for personvern og informasjonssikkerhet og skape psykologisk trygghet for medarbeiderne som forutsetning for meldekultur og forbedringsarbeid.
SSB bør arbeide videre med tiltak som muliggjør intensiv bruk av mikrodata i forskning og analyse uten at datasett utleveres.
Det ble spurt om de ansattes personvern og hvordan sensitiv informasjon behandles.

SSB svarte at det arbeides kontinuerlig med forbedringer der det er mangler. Det gjelder også organiseringen av arbeidet. SSB har økt ressursbruken på disse områdene, både i sikkerhetsorganisasjonen, i IT-avdelingen og med heltidsstilling for personvernombudet. SSB arbeider blant annet med å automatisere logging. Løsninger for bedre overvåking av systemene blir vurdert, og behovet for mer personkontroll skal utredes. Kulturmåling og avvikssystem planlegges lansert i oktober som er sikkerhetsmåneden. Rådet vil bli forelagt statusrapporter med jevne mellomrom.

Oppsummering: Rådet støttet SSBs styrking av arbeidet med personvern og informasjonssikkerhet så langt og la vekt på at dette feltet må styrkes ytterligere og utvikles kontinuerlig. Rådet understreket at dette temaet er viktig i budsjettsammenheng.

Sak 2023/4/6 Bruk av opplysningsplikt 1. halvår

Dokumenter:
Sak2023-4-6 Bruk av opplysningsplikt 1. halvår 2023

Trine Westvold fra avdeling for administrasjon og Roger Jensen fra avdeling for metodeutvikling og datainnsamling orienterte om bruk av opplysningsplikt og om oppgavebyrde og svarprosent så langt i 2023.

SSB har fattet to nye beslutninger om bruk av opplysningsplikt i første halvår 2023. Det ene gjelder jordbruksvirksomheters bruk av plantevernmidler, og det andre gjelder opplysninger om personer med gjeldsordning fra Løsøreregisteret i Brønnøysundregistrene. Sistnevnte er opplysninger som det offentlige allerede besitter, og i henhold til forskrift om gebyr til Brønnøysundregistrene skal de være tilgjengelige for offentlig myndighet som er underlagt lovpålagt taushetsplikt.

SSB har dialog med Datatilsynet om bongdatasaken. Formålet er å skape større felles forståelse og diskutere innretning og involvering ved ny prosess om innsamling av kvitterings- og transaksjonsdata. SSB arbeider med ulike tiltak for å bedre kunnskap om og kjennskap til SSB. Det inkluderer bedre og tydeligere informasjon om hvilke data SSB behandler.

SSB anslår ved utgangen av 2. tertial at oppgavebyrden for næringslivet i 2023 vil ende på omtrent samme nivå som i 2022, dvs. om lag 64 årsverk. Svarprosenten er også stabil. Omleggingen til Altinn 3 vil gi mer brukervennlige skjemagrensesnitt, som også tilfredsstiller kravene til universell utforming, inkludert responsivt design.

Rådet hadde følgende synspunkter:

Det er bra at SSB har dialog med Datatilsynet om bongdatasaken for å skape felles forståelse og avklare SSBs handlingsrom.

Oppsummering: Rådet støttet SSBs bruk av opplysningsplikt i 1. halvår 2023 og dialogen med Datatilsynet.

Saker til orientering

Sak 2023/4/5 Justert forslag til nasjonalt statistikkprogram

Dokumenter:
Sak2023-4-5 Notat_ Justert forslag til nasjonalt statistikkprogram 2024-2027
Sak2023-4-5 Vedlegg_Utkast_Justert forslag til nasjonalt statistikkprogram 2024-2027

Marit Hoel fra internasjonalt sekretariat orienterte om bakgrunnen for og endringene i det justerte forslaget til nasjonalt program for offisiell statistikk 2024–2027. SSB mener det er viktig å synliggjøre utviklingsbehovene som har framkommet gjennom brede høringsprosesser med brukerne. For å ta høyde for usikkerhet om finansiering, datatilgang eller annet i programperioden har SSB brukt formuleringer som «planlegger», «tar sikte på» eller «vil vurdere» i programforslaget.

Rådet pekte på behovet for prioritering mellom utviklingstiltak hvis ikke tilstrekkelig finansiering kommer på plass i programperioden.

Sak 2023/4/7 Utviklingen i svarprosent på frivillige spørreundersøkelser

Dokumenter:
Sak2023-4-7_Notat_Utviklingen i svarprosent på frivillige spørreundersøkelser

Bengt Lagerstrøm fra avdeling for metodeutvikling og datainnsamling orienterte om utviklingen i svarprosent på frivillige spørreundersøkelser. Svarprosenten på personundersøkelser har gått ned over tid. Den samme trenden registreres internasjonalt. Det er tett samarbeid om intervjuvirksomheten i statistikkbyråene i Norden, og alle har de samme utfordringene.

Det er flere faktorer som påvirker utviklingen, blant annet sosiodemografiske endringer, undersøkelsesdesign og samhandling mellom intervjuer og den som skal svare på undersøkelsen. SSB utvikler løsninger i den skybaserte dataplattformen for å analysere data om datainnsamlingen og studere hvordan respondentene reagerer før, underveis og etter undersøkelsen. På bakgrunn av denne kunnskapen vil SSB utvikle produkter og tjenester for å møte respondentenes behov og justere for ulike feilkilder i datainnsamlingen.

Rådet kommenterte at antallet aktører som gjennomfører personundersøkelser, med ulike belønningssystemer, øker. Det kan innebære konkurranse om data. SSB svarte at man ser utviklingen i markedet som en av risikofaktorene. Belønningssystemer brukes, men i liten grad til offisiell statistikk.

Sak 2023/4/8 Statistikktema: Arbeid og lønn

Tonje Køber fra avdeling for person- og sosialstatistikk orienterte om arbeidet med statistikk for arbeidsmarked og lønn. Hovedformålet med statistikken er å belyse befolkningens tilknytning til arbeidsmarkedet. Sentrale statistikker er arbeidskraftundersøkelsen (AKU), antall arbeidsforhold og lønn og registerbasert sysselsetting. Andre statistikker belyser blant annet ledige stillinger, sykefravær, fagforeningsmedlemskap og konflikter.

Et aktuelt tema for brukerne er utleie av arbeidskraft. SSB har statistikk om hvor mange som er ansatt i utleiebransjen og hvilke yrker, men ikke hva de er utleid til. Det vurderes å ta inn flere opplysninger i a-ordningen, som kan gi muligheter for å utvide statistikken. Et annet tema som brukerne er interessert i, er utenforskap. Det belyses i flere statistikker, og SSB skriver en del om temaet. Mange er opptatt av mobiliteten i arbeidsmarkedet, og både AKU og a-ordningen belyser strømmene. For å belyse lønnsutviklingen er det viktig å korrigere for sammensetningseffekter ved å skille mellom identiske jobber og andre. Det krever mikrodata av god kvalitet. Sammensetningseffekter er vanskelig å forklare på en enkel måte for brukerne. SSB vurderer å videreutvikle statistikk om personer med funksjonsnedsettelse og deres tilknytning til arbeidsmarkedet.

Rådet pekte på at utviklingen i AKU og statistikk over registrerte ledige fra NAV noen ganger viser ulik utvikling. SSB svarte at gruppene som er i de to kildene ikke er helt sammenfallende. Rådet spurte hvordan utviklingen er for personer som driver med inntektsbringende aktivitet gjennom en digital plattform. SSB sa at statistikk om dette temaet skulle publiseres 25. september.

Sak 2023/4/9 Medarbeiderundersøkelse i SSB

Inger Harnæs fra avdeling for administrasjon orienterte om resultatene fra siste medarbeiderundersøkelse. For første gang brukte SSB STAMIs undersøkelse Medarbeiderundersøkelsen i staten (MUST) for å kartlegge arbeidsmiljøet i SSB. Dermed kan resultatene sammenliknes med andre statlige virksomheter. Undersøkelsen ga overveiende positive resultater. Det var noe lavere svarprosent enn tidligere. Resultatene følges nå opp i avdelingene og i samarbeid med verneombudene. Noen felles temaer er oppgavefordeling, kunnskapsdeling, synliggjøring av gode eksempler og opplæringstilbud i forbindelse med overgang til ny dataplattform.

På spørsmål fra rådet svarte SSB at undersøkelsen ikke viser store forskjeller mellom avdelingene. SSB vil arbeide mer med selvledelse og tillitsbasert ledelse framover. Det er ikke avdekket noe spesielt om mobbing i undersøkelsen, og her er det andre kanaler som brukes for å følge opp ved behov.

Nytt siden sist – orientering fra administrerende direktør

Utvikling mikrodata

Direktoratet for e-helse og Helsedirektoratet har arbeidet med å utvikle Helseanalyseplattformen. Direktoratene har nå signalisert at de vil samarbeide med microdata.no og bidra til å forbedre denne plattformen framover. Det vil også bli satset på kombinasjonsløsninger og eksportfunksjoner til sikre analyserom ved universitetene.

Eventuelt

7. desember er det fysisk møte i SSBs lokaler i Oslo. Møtet er det siste i dette rådets oppnevningsperiode.

Oslo, 22. september 2023

Birger Vikøren
rådets leder (sign.)

Jørgen Elmeskov
(sign.)

Claire Armstrong
(sign.)

Marta Ebbing
(sign.)

Astrid Undheim
(sign.)

Helge Veum
(sign.)