187405
187405
friartikkel
2014-07-11T14:26:00.000Z
no

Data til forskning - steg for steg

Statistisk sentralbyrå (SSB) låner ut mikrodata til forskningsprosjekter, og har data knyttet til personer, virksomheter og foretak. Her ser du hva du må gjøre for å låne data.

1. Kriterier for å låne data

Er du forsker ved en godkjent forskningsinstitusjon kan du søke om å få tilgang til data til et forskningsprosjekt. Står ikke din institusjon på listen, må institusjonen søke om godkjenning til personvernombudet@ssb.no.

Du kan søke om å få tilgang til data fra SSB uten å være tilknyttet en godkjent forskningsinstitusjon dersom din forskningsinstitusjon gjennomfører et konkret prosjekt som er 1) finansiert av Norges forskningsråd eller andre nasjonale og internasjonale forskningsprogram, eller 2) på oppdrag fra statlig sentralforvaltning (departement og direktorat) som benytter Standardavtale for forsknings- og utredningsoppdrag (Forskningsavtalen).

Er du student på master- eller doktorgradsnivå, kan du søke dersom du har en veileder med forskerkompetanse ved en av de godkjente institusjonene.

For at du skal kunne søke, må prosjektet ditt være godkjent og ha en prosjektbeskrivelse.

Utlån av data til utenlandske forskningsinstitusjoner

Indirekte identifiserbare mikrodata fra SSB kan ikke lagres utenfor Norge, og SSB kan ikke inngå utlånsavtaler om indirekte identifiserbare mikrodata med utenlandske forskningsinstitusjoner. «Indirekte identifiserbare» betyr at det er mulig å bakveisidentifisere personer eller virksomheter i dataene. Dersom en utenlandsk forskningsinstitusjon er godkjent av SSB, kan den låne anonyme mikrodata. Anonyme datasett er svært ressurskrevende å lage og har ofte redusert forskningsverdi.

Forskere utenfor Norge som ønsker tilgang til indirekte identifiserbare mikrodata, må samarbeide med en godkjent forskningsinstitusjon i Norge. Forskningen må skje ved institusjonen i Norge eller via godkjent fjerntilkobling. Forskerne må være ansatt ved den norske forskningsinstitusjonen eller ha annen formell tilknytning (f.eks. gjesteforsker), og de må signere taushetserklæring.

 

2. Meld prosjektet ditt til personvernombudet

Forskningsprosjekter som skal behandle personopplysninger, må ha behandlingsgrunnlag. Det får helseforskningsprosjekter fra Regional Etisk Komite (REK) mens andre forskningsprosjekter får det fra Datatilsynet. Start med å melde prosjektet til din institusjons personvernombud for tilrådning. Personvernombudet vil vurdere om prosjektet må godkjennes av REK, om det er meldepliktig til Datatilsynet, eller om det trenger en spesiell tillatelse (konsesjon) fra Datatilsynet.

NSD – Norsk senter for forskningsdata er personvernombud for en rekke utdannings- og forskningsinstitusjoner.

 

3. Hvilke data du kan låne, og hvilke dispensasjoner du må ha

Oversikten nedenfor viser SSB-data som er mye brukt til forskning. Til dataområdene som er lenket opp nedenfor er det knyttet variabellister der du krysser av for variabler og årgangene du trenger. I variabellistene finner du også definisjoner og kodelister.

Ferdig utfylt(e) variabelliste(r) skal legges ved søknaden. Vær oppmerksom på at du bare vil få utlevert de variablene du har søkt om og fått behandlingsgrunnlag for fra Personvernombudet/Datatilsynet eller REK. Derfor oppfordrer SSB deg til å sende med én og samme variabelliste til alle involverte instanser (se steg 4).

For å bruke dataene til forskningsprosjektet, må du ha dispensasjon fra taushetsplikten. For data som prosjektet låner fra andre enn SSB (tredjepartsdata), må du søke dataeier om dispensasjon FØR du sender søknad om data til SSB. For SSB-data er det SSB som gir dispensasjon, og du trenger ikke søke spesielt om dette. 

4. Fyll ut og send inn søknaden med vedlegg

Når du har fått behandlingsgrunnlag, de nødvendige dispensasjonene fra taushetsplikten for data som prosjektet låner av andre enn SSB, og fylt ut variabellisten(e) over de dataene du vil ha, kan du fylle ut og sende søknad til SSB om lån av data.

I søknadsskjemaet er det viktig at du er presis. Når du avgrenser den populasjonen du skal ha i pkt 7.1 og 7.2, er for eksempel ‘Bosatt i 2012’ ikke tilstrekkelig informasjon. Dersom du mener ‘bosatte pr. 1.1.2013’ eller ‘bosatte 1.1.-31.12.2012’, må dette spesifiseres for at vi skal være i stand til å gi deg riktige data.

For at søknaden skal bli behandlet, må du sammen med søknadsskjema legge ved følgende:

  • Variabelliste(r)
    Bruk SSBs egne der de finnes. (se pkt 3 overfor)
  • Behandlingsgrunnlag. Enten:
    - Tilrådning fra personvernombudet,
    - Konsesjon fra Datatilsynet, eller
    - Forhåndsgodkjenning fra Regionale komiteer for medisinsk og helsefaglig forskningsetikk (REK)
    Legg ved søknaden, svaret og ev korrespondanse
  • Dispensasjon(er) fra eier(e) av data prosjektet låner av andre enn SSB
    (se pkt 3 ovenfor)
    Legg ved din søknad, svaret du fikk og eventuell annen korrespondanse.
  • Informasjonsbrev og samtykkeerklæring
    dersom det inngår (egne) data som er samlet inn på frivillig grunnlag i prosjektet.
  • Prosjektbeskrivelse

Send søknad med alle vedlegg til mikrodata@ssb.no

Du vil bli kontaktet når søknaden din har fått en saksbehandler i SSB.

 

5. Du mottar et tilbud med pris og leveringstid fra SSB

SSB sender deg et tilbud med pris for oppdraget, tidspunkt for datalevering og informasjon om hvordan datautvekslingen vil foregå.

SSB tar ikke betalt for data, men tar betalt for den tiden som går med til å behandle søknaden, avklare/presisere innholdet, samt tilrettelegge og overføre dataene. Oppdrag blir fakturert med 25 prosent merverdiavgift (mva).

 

6. Svar på tilbudet innen to uker

 

Du må svare på tilbudsbrevet innen to uker. I svaret er det viktig at du oppgir fakturaadresse og eventuelt institusjonens bestillernummer/referansenummer. Dessuten må du returnere avtalen om utlån av data signert av ledelsen ved din institusjon, og hver prosjektdeltager må signere og returnere taushetserklæring.

 

7. Data utveksles mellom deg og SSB

Hvis du har egne eller en tredjeparts data som skal brukes i prosjektet, må du laste opp disse på det sikre området som SSB har opprettet. Dette må gjøres før SSB kan begynne med databehandlingen, og før du kan få tilgang til data fra oss.

Når dataene fra SSB er tilgjengelig for nedlasting, vil du få beskjed fra saksbehandleren din. Dataene vil være tilgjengelig på området i 2 uker fra du får beskjed. Sørg for å laste ned dataene i løpet av denne perioden.

Når du har lagret dataene fra SSB, er det viktig at du kontrollerer at det du har fått er det du har bestilt. Reklamasjonsretten utløper etter seks måneder.

 

8. Prosjektendringer eller bestilling av oppdaterte tall

Bruk skjemaet for prosjektendring (Word-fil) ved:

  • forlengelse av slettefristen i utlånsavtalen.
    Dersom prosjektet også må ha forlenget behandlingsgrunnlag og/eller dispensasjoner fra taushetsplikten for data som ikke kommer fra SSB , må du søke om dette før du søker SSB. Søknadene og ev svar legger du ved endringsskjemaet. 
  • ny prosjektleder
  • nye prosjektdeltakere
  • prosjektdeltakere som slutter
  • overføring av prosjektet fra en institusjon til en annen
    Denne endringen krever behandlingsgrunnlag og/eller dispensasjoner fra taushetsplikten for data som ikke kommer fra SSB . Dette må du søke om før du søker SSB. Søknadene og ev svar legger du ved endringsskjemaet.
  • bestilling av oppdaterte tall eller nye variabler
  • endringer i populasjon

Ved alle endringer utsteder SSB en endringsavtale knyttet til den opprinnelige utlånsavtalen. Du vil bli fakturert for saksbehandlingskostnadene.  

9. Bekreft sletting av data

Du må slette dataene innen fristen i avtalen utløper. Når dette er gjort, må du signere og returnere sletteskjemaet du mottok sammen med utlånsavtalen.