Hva skjer med skjemaet etter at det er fylt ut og sendt inn?
|
I folke- og boligtellingen har skjemaet blitt levert på to måter: Omtrent en av ti har fylt det ut direkte på Internett på www.ssb.no, mens de andre har fylt det ut for hånd og sendt det i posten til Statistisk sentralbyrå (SSB). Nesten 2,2 millioner skjema er sendt inn, så til sammen er det behandlet en enorm mengde svar. Når skjemaene returneres, gjennomgår de en grundig behandling hos Statistisk sentralbyrå i Kongsvinger.
Posten leverer skjemaene på døren til SSB i Kongsvinger. Først blir skjemaene plukket ut av konvolutten. Det skjer ved hjelp av halvautomatiske konvoluttåpnere. En etter en skjærer maskinen opp konvoluttene og tar skjemaet ut. Maskinen sjekker at det ikke er noe igjen i konvolutten, før neste konvolutt blir åpnet. De tomme konvoluttene blir sendt til resirkulering.
Nå må informasjonen i skjemaet legges inn i en database, slik at statistisk informasjon kan hentes ut senere. Når skjemaene er tatt ut av konvoluttene, blir de sortert for hånd i to bunker, en bunke med skjemaer som kan leses optisk og en bunke med skjemaer som ikke kan leses optisk på grunn av skrukker, rift, kaffeflekker eller andre årsaker. De skjemaene som er levert over Internett, går rett til en elektroniske database.
De skjemaene som er tydelige nok blir lest optisk, blir ført gjennom en skanner. Skanneren tar et elektronisk bilde av hvert skjema. Idet skjemaet blir ført gjennom skanneren, leser maskinen strekkoden på skjemaet og noterer at skjemaet er mottatt. På den måten unngår en unødvendig purringer. Etter at papirskjemaet er lest optisk, blir det sikkerhetsmessig forsvarlig lagret i SSB. All videre bearbeiding skjer på de elektroniske bildene.
Som i kassen på "superen" som leser strekkoder på varene du kjøper, blir informasjon fra skjemaet lest. Maskinen kjenner igjen nesten alle kryss, tall og bokstaver, forutsatt at man har skrevet tydelig. Hvis maskinen ikke klarer å tyde det som står, vises skjemaet på en pc-skjerm. Medarbeidere i SSB er meget gode til å tyde utydelig informasjon fra skjema og taster inn den informasjonen som ikke maskinen klarte å tyde. Det kan for eksempel være vanskelig for maskinen å skille mellom et håndskrevet 4- tall og 9-tall, eller bokstavene V og U. En annen feil som blir rettet, er to kryss på spørsmål hvor det bare er lov med ett. All informasjon blir lagret i den samme elektronisk databasen hvor skjemaene fra Internett ligger.
Noen papirskjemaer kan ikke leses av skanneren. Erfarne medarbeidere i SSB fyller ut et blankt skjema med informasjon fra det ødelagte skjemaet. Det ny-utfylte skjemaet med informasjon fra skjemaet som var ubrukelig for optisk lesing, blir matet i skanneren. Resultatet av den registreringen er helt tilsvarende den maskinelle registreringen, men det tar lengre tid og er mer ressurskrevende. Derfor SSB sparer tid og penger på at så mange som mulig leverer "pene" skjemaer, helst over internett.
Når alle papirskjemaer er registrert og forsvarlig lagret, skjer den videre bearbeiding med utgangspunkt i den elektroniske databasen. Informasjon fra papirskjemaene blir slått sammen med informasjon fra skjemaer som er sendt inn over internett eller telefon. Blinde og svaksynte kan for eksempel få levere over telefon.
Noen skjema inneholder feil. Kanskje har noen glemt å sette et kryss, mens andre har satt et kryss for mye. Alle slike feil fanges opp og rettes for at statistikken skal bli riktig. Til dette har SSB laget et dataprogram. Først sjekker programmet om det har kommet inn flere skjemaer fra samme familie. Det kan hende at noen har sendt inn papirskjemaet samtidig som de har levert over Internett. I slike tilfeller bruker programmet det skjemaet hvor flest spørsmål er besvart.
Videre sjekkes det om det er feil i svarene som er avgitt. Det kan være misforståelse hos de som har fylt ut skjema, eller det kan være feil i registreringen. Kanskje var det ikke et 9-tall likevel, men et 4-tall som burde vært registrert. Slike feil blir rettet opp. Til slutt putter programmet inn manglende svar. Det høres kanskje litt mystisk ut, men det er egentlig ikke det. På et ellers bra utfylt skjema kan noen ha glemt å krysse av på et spørsmål. Da leter dataprogrammet etter et skjema som er tilnærmet likt det skjemaet som mangler svar. Når programmet finner et slikt skjema kopieres det manglende svaret over til det skjemaet som manglet svar. Imputering kalles dette på fagspråket.
Eksempel: La oss si at noen ikke har svart på spørsmålet om hvor stor boligen er, men spørsmålene om hva slags hus eller leilighet man bor i og antall rom er besvart. Da finner programmet fram til skjemaene fra samme kommune med samme hustype og antall rom hvor spørsmålet om boligens størrelse er besvart. Ved tilfeldige trekning velger programmet fra de skjemaene et skjema som fungerer som giver for det skjemaet som mangler et svar for boligens størrelse. All slike rettelser blir merket i databasen, slik at det er klart at denne informasjonen kan være feil. Men det store bildet, statistisk sett, blir riktig når denne metoden brukes.
Det er ikke bare informasjon fra skjemaene som brukes i folke- og boligtellingen. Også informasjon fra for eksempel Folkeregisteret blir brukt. Når all informasjon fra skjemaene er rettet for feil og lagt inn i databasen, blir den kombinert med informasjon fra de andre registrene som skal brukes i tellingen. Så er alt klart til å utarbeide statistikker fra folke- og boligtellingen 2001. Selv om SSB sitter på en mengde opplysninger registrert på enkeltpersoner, offentliggjøres aldri opplysninger om enkeltpersoner. Statistikk er data om grupper av personer, ikke identifiserbare enkeltpersoner. Alle medarbeiderer som behandler folketellingsskjemaer - og alle andre SSB-medarbeidere - har fullstendig taushetsplikt om innholdet. Brudd på taushetsplikten er straffbart.
Til forskning og offentlig planlegging formidler SSB enkelte ganger individdata, men da i all hovedsak i helt anonymiserte form - anonymisert vil si at det ikke skal kunne føres tilbake til enkeltperson. Unntaksvis kan det gis videre identifiserbare individdata til forskning, men da skal forskeren og SSB ha fått godkjent dette av Datatilsynet.